Em projetos industriais o fluxo de informações ocorre intensamente desde as fases inicias até o as built.
Dar a devida importância para a padronização de documentos de engenharia industrial é um instrumento eficaz para redução de erros de projeto, falhas de comunicação e consequentemente de retrabalho.
Padronizar é tratar adequadamente dados e informações buscando o máximo entendimento do projeto. Padronizar documentos é, em essência, simplificar o entendimento organizando-o.
Com o pouco tempo disponível para a elaboração do projeto e com a utilização de ferramentas de modelagem 3D a padronização de documentos torna-se uma ferramenta de aumento de produtividade. Quanto mais rápido transformarmos o modelo 3D em documentos 2D para cotação e montagem mais ágil será o projeto como um todo.
A padronização deve ser pensada e executada sob o ponto de vista de quem usa o documento. Desta forma encontraremos necessidades específicas que apenas no ambiente de projeto não poderíamos identificar.
Ter documentos padronizados não ter grande valor se não pudermos controlar seu ciclo de vida. A gestão de documentos de engenharia consiste em cadastrar, enviar, receber, pesquisar e revisar documentos. Tudo isso da forma mais simples e rápida.
Diversos sistemas e aplicativos estão disponíveis no mercado desde simples planilhas até sistemas em nuvem com alto grau de segurança.
A opção pela opção correta depende basicamente de dois fatores:
- Disponibilidade de recursos financeiros;
- Grau de maturidade dos colaboradores que utilizarão a ferramenta.
Quanto maior for o volume de recurso financeiro maior será a aderência do sistema de gestão de documento aos processos da empresa.
Porém de nada adianta muito recurso disponível e o melhor sistema GED se a equipe não estiver engajada e treinada para utilizá-lo. Muitos sistemas GED simplesmente não funcionam porque os colaboradores que deveriam utilizar o boicotam ou não tem o treinamento necessário para utilizá-lo.
Nos últimos anos tem aparecido um sem número de softwares na modalidade Saas (Software as a service) a custos competitivos para o controle de documentos de engenharia. Dentre eles podemos citar:
- SAPROD – Gestão online de documentos – www.saprod.com.br
- GreenDOCS – Gestão de documentos – www.greendocs.net
A Engecell utiliza, desde a sua fundação, softwares de gerenciamento de documentos em todos os projetos onde atua buscando tirar o máximo desse tipo de ferramenta no dia a dia no detalhamento de projetos de engenharia.
